> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://podpora.doprovazeni.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Spisový a skartační řád
> Vnitřní směrnice organizace Doprovázení.com upravující manipulaci s dokumenty, jejich bezpečné ukládání a pravidla pro skartaci.
**Účel dokumentu:** Tato směrnice stanovuje závazný postup pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování (skartaci) písemností v organizaci **Host. pro NelhoStejnost, z.s.** (Doprovázení.com). Postupy jsou v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a nařízením GDPR.
## 1. Základní pojmy a evidence
Za správné zacházení s dokumenty odpovídá každý zaměstnanec organizace. Celkovou odpovědnost za spisovou službu a provedení skartačního řízení nese ředitel organizace.
Veškeré písemné, obrazové, zvukové nebo elektronické záznamy, které vznikly z činnosti organizace nebo jí byly doručeny (např. klientské spisy, smlouvy, faktury).
Doba (počet let), po kterou musí být dokument v organizaci povinně uložen a chráněn před zničením. Počítá se od 1. ledna roku následujícího po uzavření spisu.
### Přijímání a evidence pošty
* Veškerá došlá pošta (listinná i do datové schránky) je evidována v **Knize došlé pošty** (případně v elektronickém systému).
* Každý příchozí dokument je opatřen datem přijetí a předán příslušnému pracovníkovi k vyřízení.
* Odchozí pošta je evidována v **Knize odeslané pošty**.
***
## 2. Ukládání a zabezpečení dokumentů
Dokumenty jsou po dobu svého vyřizování uloženy u příslušného pracovníka. Po jejich vyřízení a uzavření (např. ukončení pěstounské péče, konec účetního roku) se přesouvají do **Příruční spisovny (Archivu)**.
Uzavřené listinné spisy se ukládají do archivačních krabic nebo šanonů. Jsou umístěny v uzamykatelných skříních v prostorách organizace. Přístup k nim má pouze ředitel, vedoucí sociální pracovník a administrativní pracovník.
Elektronické dokumenty jsou ukládány na zabezpečeném firemním cloudu/disku s řízeným přístupem. Složky jsou strukturovány podle roků a agend (Klienti, Účetnictví, Personalistika).
***
## 3. Skartační znaky a lhůty
Každý uzavřený dokument dostává tzv. **skartační znak** a **skartační lhůtu**.
* **Znak "A" (Archiv):** Dokument trvalé hodnoty, který se po uplynutí lhůty odevzdává do Státního okresního archivu.
* **Znak "S" (Skartace):** Dokument bez trvalé hodnoty, který se po uplynutí lhůty nenávratně fyzicky zničí.
* **Znak "V" (Výběr):** Po uplynutí lhůty se dokument znovu posoudí a zařadí buď do "A", nebo "S".
### Přehled nejčastějších lhůt v Doprovázení.com
| Typ dokumentu / Spisu | Skartační znak | Lhůta (v letech) | Kdo odpovídá |
| :---------------------------------------------------------- | :------------: | :------------------: | :---------------- |
| **Základní dokumenty spolku** (Stanovy, pověření, IČO) | **A** | Trvale | Ředitel |
| **Klientský spis SPOD** (Dohody o výkonu PP, IPOD, záznamy) | **S** | **10** | Klíčový pracovník |
| **Kniha stížností / Kniha mimořádných událostí** | **S** | **5** | Ředitel |
| **Osobní spisy zaměstnanců** (Pracovní smlouvy) | **S** | **10** (po ukončení) | Personalista |
| **Mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění** | **S** | **30 až 45** | Účetní |
| **Účetní doklady** (Faktury, pokladna, bankovní výpisy) | **S** | **5** | Účetní |
| **Účetní závěrky a výroční zprávy** | **A** | **10** | Ředitel |
| **Běžná korespondence** (bez právní závaznosti) | **S** | **3** | Administrativa |
**Výpočet lhůty:** Pokud byla Dohoda o výkonu PP s rodinou ukončena v březnu 2026, skartační lhůta 10 let začíná běžet 1. 1. 2027. Klientský spis tak může být bezpečně skartován v průběhu roku 2037.
***
## 4. Průběh skartačního řízení
Skartační řízení probíhá v organizaci pravidelně, zpravidla **jednou ročně** (vždy v prvním čtvrtletí), a to za účelem vyřazení dokumentů, kterým již uplynula skartační lhůta.
Ředitel organizace jmenuje minimálně dvoučlennou skartační komisi. Komise projde archiv a vyčlení dokumenty se znakem "S", u kterých v uplynulém roce vypršela skartační lhůta. U dokumentů se znakem "V" komise rozhodne o jejich dalším osudu.
Komise sepíše přesný seznam dokumentů navržených ke zničení (tzv. *Skartační návrh*). Tento návrh schvaluje ředitel organizace. Po zničení vzniká *Skartační protokol*, který je trvale uložen v archivu organizace.
* **Listinné dokumenty:** Likvidace probíhá pomocí certifikovaného křížového skartovacího stroje přímo v kanceláři organizace, případně je zajištěna odbornou certifikovanou externí firmou s dokladem o ekologické likvidaci. Dokumenty s osobními údaji nesmí být nikdy vyhozeny do běžného nebo tříděného odpadu vcelku!
* **Elektronické dokumenty:** Trvalé a nenávratné vymazání souborů ze serverů, cloudových úložišť i všech lokálních a záložních disků (tzv. bezpečné smazání/přepis).