> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://podpora.doprovazeni.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # 13. Dokumentace > Pravidla pro vedení, zabezpečení, archivaci a nahlížení do spisové dokumentace klientů v organizaci Doprovázení.com. **Zákonný rámec:** Tento standard naplňuje Kritérium 13a přílohy č. 2 vyhlášky č. 473/2012 Sb. Organizace má zpracována jasná pravidla pro vedení listinné a elektronické spisové dokumentace, pravidla pro její zabezpečení, archivaci, nahlížení do spisu a odmítnutí žádosti o nahlédnutí. Postupy jsou v souladu s Nařízením GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. ## 1. Založení a vedení spisové dokumentace O spolupráci s každou pěstounskou rodinou, která má s organizací **Host. pro NelhoStejnost, z.s.** (Doprovázení.com) uzavřenou [Dohodu o výkonu pěstounské péče](/standardy-10), je ihned po jejím podpisu založen klientský spis. Pečující osoby jsou již při vstupu do služby informovány, že je o nich vedena dokumentace a že mají právo do ní nahlížet. Za vedení a průběžnou aktualizaci spisu nese plnou odpovědnost přidělený **klíčový pracovník**. Dokumentace je vedena tak, aby byla přehledná a umožňovala plynulé předání případu v situaci zastupování (např. v době nemoci). Spisová dokumentace je rozdělena na dvě části: Obsahuje originály smluvních dokumentů a formulářů s podpisy. * Dohoda o výkonu PP a její dodatky. * Vyjádření OSPOD k obsahu Dohody. * Individuální plán ochrany dítěte (IPOD) z OSPOD. * Tištěné kopie odeslaných zpráv pro OSPOD. * Záznamové listy (vzdělávání, návštěvy, souhlasy, hodnocení). Slouží pro operativní zápisy a průběžnou práci. * Podrobné záznamy z terénních konzultací a schůzek. * Záznamy z telefonických a e-mailových komunikací. * Zápisy o průběhu asistovaných kontaktů. * Tvorba a koncepty zpráv pro OSPOD. * Individuální vzdělávací plány (IVP) pěstounů. *** ## 2. Zabezpečení a ochrana osobních údajů Veškeré údaje v dokumentaci podléhají přísné **povinnosti mlčenlivosti** (§ 57 ZSPOD), která trvá i po ukončení pracovního poměru zaměstnance. Údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro kvalitní výkon SPO. ### Opatření k ochraně dat: * **Fyzická bezpečnost:** Listinná dokumentace je uchovávána v uzamčených kartotékách/skříních v prostorách organizace. Spisy je **přísně zakázáno vynášet** mimo pracoviště (s výjimkou soudního jednání na oficiální vyžádání). Na pracovních stolech nezůstávají ležet dokumenty s osobními údaji klientů (tzv. pravidlo čistého stolu). * **Kybernetická bezpečnost:** Přístup k elektronickému spisu v PC je chráněn silným heslem a řízením uživatelských přístupů (pracovník vidí jen spisy svých přidělených rodin). * **Zálohování:** Minimálně 1x měsíčně probíhá zálohování elektronické dokumentace na šifrovaný externí disk, který je uložen v ohnivzdorném trezoru v kanceláři vedení organizace. *** ## 3. Pravidla pro nahlížení do spisu a kopírování Právo nahlížet do spisu je základním právem klienta. Abychom chránili bezpečí všech zúčastněných (zejména dětí), platí pro nahlížení přesná pravidla. **Originál spisu nelze klientovi zapůjčit ani odnést domů.** Mají plné právo nahlížet do své spisové dokumentace a na vyžádání bezplatně získat její kopie. Nahlížení probíhá vždy za osobní přítomnosti klíčového pracovníka nebo ředitele organizace, aby bylo možné případné zápisy rovnou vysvětlit a interpretovat. Mají právo nahlížet do částí spisu, které se týkají jejich individuálních konzultací s pracovníkem. Pokud dítě žádá o nahlédnutí do širší dokumentace (např. o historii své biologické rodiny, hlášení z OSPOD) a hrozilo by, že ho tyto informace traumatizují, **pracovník zhotoví citlivý písemný výtah**. Ten pak dítěti předá a podrobně s ním informace ústně a v bezpečném prostředí probere. Mají právo nahlížet **pouze do té části spisu**, která se bezprostředně týká péče o dítě a setkání, kterých se sami účastnili (např. zprávy z asistovaných kontaktů). Nahlížení bio-rodiče je vždy předem konzultováno s vedením organizace, aby nedošlo k úniku chráněných informací (např. utajené adresy pěstounů). Příslušný OSPOD (kolizní opatrovník) obdrží informace na základě žádosti formou komplexní písemné zprávy. Kontrolní orgány (MPSV, Inspekce poskytování sociálních služeb) mají právo nahlédnout do spisu přímo na místě v rámci výkonu kontroly kvality. *** ## 4. Postup při žádosti o nahlédnutí do spisu Proces nahlížení do dokumentace podléhá jasnému a transparentnímu administrativnímu postupu: Žádost by měla mít písemnou formu (či e-mailovou). Musí obsahovat identifikaci žadatele, přesně vymezený předmět žádosti (do čeho chce nahlédnout) a uvedení důvodu. Žádost posuzuje klíčový pracovník společně s vedoucím služby/ředitelem. Zkoumá se oprávněnost žadatele a možná rizika (např. hrozící trauma pro dítě). Odpověď organizace je vyhotovena písemně do 30 dnů od přijetí žádosti. Pokud je žádosti vyhověno, dohodne se termín nahlížení (při kterém se sepíše *Záznamový list o nahlížení/pořízení kopií*). Pokud je **žádost odmítnuta** (např. žádá neoprávněná osoba z širší rodiny), je rozhodnutí vždy písemně odůvodněno a žadatel je poučen o dalších možnostech postupu. *** ## 5. Uzavření, archivace a skartace spisu Jakmile dojde k ukončení výkonu pěstounské péče (nebo zániku Dohody z jiných důvodů), spis se uzavírá a přechází do archivačního režimu. 1. **Předání k archivaci:** Klíčový pracovník zkompletuje hlavní a vedlejší spis, vytiskne podstatné záznamy z elektronické podoby, vloží je do archivační obálky, přesně ji nadepíše (identifikační údaje, datum uzavření, důvod ukončení) a předá řediteli organizace. 2. **Archivační lhůta:** Uzavřené spisy jsou archivovány v zabezpečených, nevolně přístupných prostorách. Lhůta pro archivaci je stanovena na **10 let**. Skartační lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího roku po roce, ve kterém byla Dohoda ukončena. 3. **Skartace:** Po uplynutí 10 let je dokumentace nenávratně zničena (fyzická skartace v certifikované skartovačce stupně utajení Důvěrné, trvalé vymazání z datových nosičů). O skartaci vyhotovuje pověřený pracovník oficiální *Skartační protokol*. *** [Přejít na Standard č. 14: Podávání a vyřizování stížností](/standardy-14)