Účel dokumentu: Tato směrnice stanovuje závazný postup pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování (skartaci) písemností v organizaci Host. pro NelhoStejnost, z.s. (Doprovázení.com). Postupy jsou v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a nařízením GDPR.
1. Základní pojmy a evidence
Za správné zacházení s dokumenty odpovídá každý zaměstnanec organizace. Celkovou odpovědnost za spisovou službu a provedení skartačního řízení nese ředitel organizace.Spis (Dokument)
Veškeré písemné, obrazové, zvukové nebo elektronické záznamy, které vznikly z činnosti organizace nebo jí byly doručeny (např. klientské spisy, smlouvy, faktury).
Skartační lhůta
Doba (počet let), po kterou musí být dokument v organizaci povinně uložen a chráněn před zničením. Počítá se od 1. ledna roku následujícího po uzavření spisu.
Přijímání a evidence pošty
- Veškerá došlá pošta (listinná i do datové schránky) je evidována v Knize došlé pošty (případně v elektronickém systému).
- Každý příchozí dokument je opatřen datem přijetí a předán příslušnému pracovníkovi k vyřízení.
- Odchozí pošta je evidována v Knize odeslané pošty.
2. Ukládání a zabezpečení dokumentů
Dokumenty jsou po dobu svého vyřizování uloženy u příslušného pracovníka. Po jejich vyřízení a uzavření (např. ukončení pěstounské péče, konec účetního roku) se přesouvají do Příruční spisovny (Archivu).Fyzické zabezpečení (Listinné spisy)
Uzavřené listinné spisy se ukládají do archivačních krabic nebo šanonů. Jsou umístěny v uzamykatelných skříních v prostorách organizace. Přístup k nim má pouze ředitel, vedoucí sociální pracovník a administrativní pracovník.
3. Skartační znaky a lhůty
Každý uzavřený dokument dostává tzv. skartační znak a skartační lhůtu.- Znak “A” (Archiv): Dokument trvalé hodnoty, který se po uplynutí lhůty odevzdává do Státního okresního archivu.
- Znak “S” (Skartace): Dokument bez trvalé hodnoty, který se po uplynutí lhůty nenávratně fyzicky zničí.
- Znak “V” (Výběr): Po uplynutí lhůty se dokument znovu posoudí a zařadí buď do “A”, nebo “S”.
Přehled nejčastějších lhůt v Doprovázení.com
| Typ dokumentu / Spisu | Skartační znak | Lhůta (v letech) | Kdo odpovídá |
|---|---|---|---|
| Základní dokumenty spolku (Stanovy, pověření, IČO) | A | Trvale | Ředitel |
| Klientský spis SPOD (Dohody o výkonu PP, IPOD, záznamy) | S | 10 | Klíčový pracovník |
| Kniha stížností / Kniha mimořádných událostí | S | 5 | Ředitel |
| Osobní spisy zaměstnanců (Pracovní smlouvy) | S | 10 (po ukončení) | Personalista |
| Mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění | S | 30 až 45 | Účetní |
| Účetní doklady (Faktury, pokladna, bankovní výpisy) | S | 5 | Účetní |
| Účetní závěrky a výroční zprávy | A | 10 | Ředitel |
| Běžná korespondence (bez právní závaznosti) | S | 3 | Administrativa |
4. Průběh skartačního řízení
Skartační řízení probíhá v organizaci pravidelně, zpravidla jednou ročně (vždy v prvním čtvrtletí), a to za účelem vyřazení dokumentů, kterým již uplynula skartační lhůta.1. Příprava a skartační komise
1. Příprava a skartační komise
Ředitel organizace jmenuje minimálně dvoučlennou skartační komisi. Komise projde archiv a vyčlení dokumenty se znakem “S”, u kterých v uplynulém roce vypršela skartační lhůta. U dokumentů se znakem “V” komise rozhodne o jejich dalším osudu.
2. Vyhotovení skartačního protokolu
2. Vyhotovení skartačního protokolu
Komise sepíše přesný seznam dokumentů navržených ke zničení (tzv. Skartační návrh). Tento návrh schvaluje ředitel organizace. Po zničení vzniká Skartační protokol, který je trvale uložen v archivu organizace.
3. Fyzická likvidace dokumentů
3. Fyzická likvidace dokumentů
- Listinné dokumenty: Likvidace probíhá pomocí certifikovaného křížového skartovacího stroje přímo v kanceláři organizace, případně je zajištěna odbornou certifikovanou externí firmou s dokladem o ekologické likvidaci. Dokumenty s osobními údaji nesmí být nikdy vyhozeny do běžného nebo tříděného odpadu vcelku!
- Elektronické dokumenty: Trvalé a nenávratné vymazání souborů ze serverů, cloudových úložišť i všech lokálních a záložních disků (tzv. bezpečné smazání/přepis).